Acquistare al prezzo più conveniente e al miglior servizio è solo una parte dei compiti dell’Ufficio Acquisti.

L’analisi, la ricerca, la valutazione, la selezione dei fornitori rappresenta un aspetto ancora più strategico. Così come il rispetto dei vincoli normativi nell’ottica di una gestione dei fornitori che sia trasparente, tracciabile e rintracciabile ottemperando, al contempo, alle prescrizioni normative in tema di anticorruzione, antimafia, sicurezza e ambiente, solo per citarne qualcuna.

La trasformazione digitale nelle aziende sovente inizia nell’Ufficio Acquisti mediante l’adozione di soluzioni digitali che prendono il nome di E-Procurement.

L’Ufficio Acquisti può essere il propulsore della digitalizzazione di un azienda proprio perché deve razionalizzare una gestione “ibrida” fatta di dati digitali e di dati cartacei.

Pensare che la metà del nostro tempo la passiamo a visionare notizie su internet, la conduzione di un Ufficio Acquisti che lavori tradizionalmente solo, o anche, con la carta, con la conseguenza di scrivere, archiviare, scansionare, recuperare, fotocopiare (con il rischio di commettere errori), sembra fuori dal tempo.

Per contro, la gestione digitale permette di risparmiare carta, inchiostro, spazio per l’archivio, ore di lavoro e consente di migliorare in maniera più agile, veloce, efficace e produttiva le proprie procedure.

Digitalizzare i dati degli acquisti consente di portare nuova intelligenza di supporto alle decisioni strategiche in quanto si riesce ad avere livelli di previsione altamente attendibili e, quindi, una migliore gestione del rischio d’impresa.

Digitalizzare le procedure di acquisto diventa fattore premiante verso la P.A. per l’aggiudicazione, ad esempio, di appalti pubblici e consente di osservare i requisiti di legalità prescritti dalle norme.

Con il D.Lgs. 231/2001 (Modello Organizzativo) è stato introdotto il concetto di “responsabilità d’impresa lungo tutta la catena di fornitura e subfornitura”. Si tratta di una politica di contrasto alla criminalità d’impresa che impatta su tutti i principali processi aziendali e il processo di acquisto rappresenta un momento della vita aziendale che può comportare il compimento di diversi reati.

Uno dei più importanti principi per qualsiasi azienda è mettere al centro il cliente ma mettere al centro anche il fornitore rappresenta un’abile strategia soprattutto con un approccio digitale.