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Pillole per rimanere aggiornati

Digitalizzazione è una parola ripetuta spesso e in contesti diversi.

Tuttavia, il senso di questa parola non sempre è inteso nella sua accezione più ampia e lungimirante.

Prima di parlare del Piano Transizione 4.0 presente nella Legge di Bilancio 2021, ritengo utile, dal punto divulgativo, l’esposizione di alcune riflessioni sulla Digitalizzazione.

Questo argomento sarà trattato con diversi post, per non appesantire la lettura, ma costituiscono un’unica trattazione.

La DIGITAL TRANSFORMATION sta cambiando i modi e i tempi delle relazioni. Le imprese stanno vivendo un momento di transizione in cui convive una gestione ibrida e cioè un po’ tradizionale e un po’ elettronica.

È buona cosa, sgomberare il campo da possibili equivoci sul tema della Digitalizzazione, in particolare per quello che è il settore di attività in cui opero e quindi amministrativo in senso lato (quindi comprende l’approvigionamento, la finanza, la logistica e altre funzioni aziendali che collaborano in maniera coordinata).

La Digitalizzazione non è semplicemente, o meglio non solo, la dematerializzazione di un documento cartaceo perché così facendo, e ritenendo di digitalizzarsi, si sta solo smaltendo carta. Questo è il vantaggio più banale offerto dal processo di Digitalizzazione.

Abbracciare il vero senso della Digitalizzazione è quello di digitalizzare, e quindi reingegnerizzare, i processi aziendali, il modo di lavorare e non solamente la dematerializzazione di un singolo documento (non basta sostituire la carta con un PDF!!!). Lo scopo vero della Digitalizzazione è di ottenere una serie di vantaggi in termini di efficacia nel processo di lavoro, senza spreco di denaro e, non ultimo, di garantire una maggiore sicurezza e controllo.

In altre parole, il vero senso della Digitalizzazione è di avere processi aziendali più agili e veloci in modo che tutti i DATI di quel processo siano facilmente ricercabili, condivisibili, gestibili, appunto, agilmente.

Il pensiero diffuso è quello che attraverso l’acquisto di un software, ad esempio la fatturazione elettronica, sia risolto il problema della digitalizzazione. Questo è un ragionamento non corretto perché non è sufficiente l’acquisto di un software per essere digitalizzato per il semplice motivo che non esiste al mondo nessun software che elabori, interpreti, reingegnerizzi e, infine, digitalizzi i processi aziendali.

Con la Fattura Elettronica si ha un documento digitale ma non si è digitalizzato il Processo aziendale: la Fattura Elettronica è in un formato strutturato XML e con lo stesso formato si può creare una bolla di consegna, un ordine di acquisto e via dicendo. Grazie al formato di dati strutturato XML è possibile eseguire controlli, riconciliazioni tra tutti questi documenti in modo automatico e preciso.

Questa opportunità, la Digitalizzazione, consente di riorganizzare il lavoro, orientando le persone verso attività a più alto valore aggiunto: ad esempio, anziché verificare la conformità tra un ordine e una fattura, è possibile dedicare più tempo al marketing d’acquisto o all’analisi dei rischi di fornitura. Ma vi sono altresì altri vantaggi intangibili e condivisibili a livello interfunzionali come le informazioni sulla negoziazione di una fornitura o i feedback sui fornitori condivisibili a tutte le aree funzionali coinvolte.

Concludo, questa breve riflessione, sottolineando che non ci potrà essere, nel prossimo quinquennio, un azienda sul mercato che non avrà digitalizzato i suoi processi aziendali. Questo avverrà non per un obbligo di legge ma sarà la conseguenza del cambiamento socio economico in atto e del mercato.

Pertanto, solo ripensando ai processi e i workflow documentali che li accompagnano si ottiene quel cambio di marcia che fa la differenza.

Non si può rimanere passivi di fronte a questo scenario.

La Digitalizzazione è, quindi, prima una questione di competenze e di volontà delle persone. Questo sarà l’argomento trattato nel prossimo post.

 

7 dicembre 2020